10 Dicas para Gerenciar Sua Subvenção do CEPF

Parabéns por receber sua bolsa CEPF! Agora começa o trabalho. No entanto, isso não significa apenas o seu trabalho de conservação no terreno. Em adição ao Equipe de implementação regional do CEPF no hotspot de biodiversidade onde você trabalha, você terá dois contatos principais da Secretaria do CEPF: um diretor de doações e um gerente de doações.

Para grandes doações, seu diretor de doações supervisiona a parte técnica do projeto, enquanto seu gerente de doações certifica-se de que você está usando o dinheiro que o CEPF está lhe dando de acordo com os termos do contrato que você assinou.

“Os beneficiários tendem a prestar muito mais atenção aos requisitos técnicos do que aos requisitos financeiros”, disse Eric Ramarijaona, gerente de concessões. “No entanto, ambos são importantes e devem ter o mesmo peso.”

Para ajudá-lo a se preparar para gerenciar os requisitos financeiros de sua bolsa, aqui estão 10 dicas de Ramarijaona e outros gerentes de bolsas do CEPF.

1. Leia o seu acordo de subvenção.

Isso pode parecer óbvio, mas o conselho número um dado por todo gerente de doações é revisar o acordo. É certo que não são as 30 páginas mais emocionantes de ler, mas o documento contém informações críticas para sua concessão.

Às vezes, o consultor jurídico de sua organização pode ter revisado o documento, mas é importante que todos os envolvidos no projeto compreendam as informações.

“Os requisitos precisam fluir para as pessoas no campo e para aqueles que fazem o trabalho diário”, disse a gerente de concessões Deborah Miller. “Essas são as pessoas que precisam conhecer os meandros do contrato e como gerenciar as várias situações que encontrarão.”

2. Participe de uma chamada de orientação.

No prazo de três meses após a assinatura do contrato de doação, você será convidado para uma “orientação para novos doadores”, que é oferecida em vários idiomas. Se você estiver confuso ou não tiver certeza sobre algo no contrato de concessão, esta ligação é o momento perfeito para tirar suas dúvidas.

“Alguns bolsistas acham que participar da chamada é apenas para cumprir, mas na verdade é muito importante porque reiteramos os pontos do acordo”, disse a gerente de concessões Florencia Renedo.

Em vez de apenas uma pessoa representando sua organização, incentive toda a sua equipe a participar da chamada.

Se você não se sentir à vontade para fazer perguntas durante a sessão, agende um telefonema de acompanhamento com seu gerente de subsídios.

“Estamos felizes em conversar com você para responder a perguntas específicas”, disse Renedo. “Isso nos poupará tempo a longo prazo.”

3. Aproveite nossos modelos.

O CEPF exige que você acompanhe muitos detalhes de como você usa o financiamento. Se sua organização não tiver esses formulários já criados, temos modelos que você pode usar.

Um dos modelos mais importantes para usar como orientação é o de relatórios detalhados de transações. “Esse é um exemplo muito bom do que queremos ver quando um donatário envia esse relatório”, disse Miller.

Se você precisar de um modelo em outro idioma, verifique com sua equipe de implementação regional – eles podem enviar um para você.

4. Preste atenção especial à aquisição!

Este é o componente do contrato de subvenção que geralmente causa mais problemas aos donatários.

As políticas de aquisição ajudam os beneficiários a garantir que bens e serviços de US$ 5,000 ou mais (e veículos a qualquer preço) sejam de fornecedores de boa reputação e cujos preços sejam competitivos. (Na Secretaria do CEPF, também temos que seguir os procedimentos de aquisição.) Os requisitos do CEPF estão descritos no Anexo 2 do seu contrato de doação.

5. Antes de iniciar seu projeto, elabore um plano de procedimentos financeiros.

Você vai fazer suas próprias finanças? Se sim, como? Você vai usar o Excel? Um sistema de contabilidade? Ou você vai estar empregando um terceiro?

Se apenas uma pessoa tiver controle sobre as finanças, pode haver má gestão ou fraude. Portanto, exigimos que os beneficiários tenham um sistema multipessoal. Deve haver uma linha clara entre quem solicita um pagamento, quem aprova esse pagamento e quem emite o cheque.

Ramarijaona recomendou a implementação de procedimentos escritos. “Já vi alguns muito simples”, disse ele. “Por exemplo, 'Esta pessoa assina cheques neste dia' ou 'Se você precisar de um adiantamento de viagem, envie sua solicitação com a documentação de apoio apropriada à contabilidade duas semanas antes da viagem'. Esse tipo de coisa.”

Se sua organização já possui sistemas e políticas implementados, você ainda vai querer garantir que eles sejam aplicados de forma consistente em toda a sua organização e que estejam alinhados com os requisitos do CEPF.

6. Crie também um plano de procedimentos de documentação.

“Você sempre tem que ser capaz de explicar como a despesa está relacionada ao projeto. Sempre pense nisso no lado da documentação de apoio”, disse a gerente de concessões Priscila Borba. “Infelizmente, se não tivermos uma visão completa de por que e como o dinheiro foi gasto, teremos que proibir custos.”

Em alguns casos, a documentação pode exigir um pouco de criatividade. “Com os fundos do CEPF, vemos todos os tipos de documentos”, acrescentou.

Por exemplo, se você estiver viajando de barco em uma área remota e ficar sem combustível, talvez seja necessário comprar combustível na beira da estrada. É útil pensar em como você documentará essa transação com antecedência - talvez pedindo ao vendedor que assine um recibo manuscrito e forneça seu número de telefone.

7. Ao relatar, forneça detalhes.

“Sempre digo aos meus beneficiários que, quando se trata de relatórios, nunca há muita informação que eles possam me enviar”, disse Miller. “Quero tudo o que você tem porque quanto mais informações você fornecer, menos perguntas eu tenho e mais rápido seu pagamento será processado.”

Por exemplo, não escreva apenas “papel higiênico” como despesa. O papel higiênico era para o seu escritório ou para um acampamento no meio da floresta? Pode não parecer importante, mas os detalhes dão ao seu gerente de doações o contexto necessário, ajudando-o a se sentir confiante na aprovação da despesa.

8. Para determinar se uma despesa pode ser cobrada do CEPF, considere três palavras importantes.

O custo foi razoável, alocável e permitido? É isso que os gestores de outorga do CEPF buscam quando aprovam suas despesas.

“'Razoável' significa que outra pessoa teria feito uma compra parecida com a sua se estivesse na mesma situação”, disse Borba.

O CEPF normalmente não aprovaria o preço de um quarto de hotel de luxo como parte das despesas de um projeto, por exemplo. No entanto, e se você estivesse evitando um furacão próximo e aquele hotel fosse o único lugar onde você pudesse ficar? “Isso seria razoável”, disse Borba. “Eu teria feito a mesma coisa nessa situação.”

Uma despesa é “permissível” se for elegível nos termos do seu contrato de doação. O CEPF não permite que nossos recursos sejam utilizados para capitalização de fundos fiduciários, remoção ou alteração de qualquer propriedade cultural física, compra de terras ou realocação de pessoas.

As despesas são consideradas "alocáveis" se estiverem incluídas no orçamento da proposta aprovada. Se você tiver mais de um doador, precisará ser particularmente cuidadoso para que as despesas que você nos cobra estejam claramente vinculadas à sua doação do CEPF. Por exemplo, se você estiver realizando um workshop relacionado ao seu projeto, as despesas associadas podem ser cobradas do CEPF. No entanto, se no dia seguinte ao workshop você pegar um táxi para visitar outro doador, não poderá cobrar essa corrida ao CEPF.
“Estamos felizes em pagar os custos permitidos, mas você precisa mostrar como e por quê”, disse Borba. “Se não estiver claramente relacionado ao projeto, você não pode cobrá-lo.”

9. Obtenha aprovação prévia para alterações em seu projeto.

Às vezes as realidades de um projeto não se encaixam na proposta original do projeto. Os diretores e gerentes de subsídios do CEPF entendem isso e podem trabalhar com você para fazer os ajustes necessários. No entanto, é imperativo que, assim que você perceber que seu projeto precisa ser alterado, entre em contato com eles.

Quaisquer mudanças substanciais precisam ser aprovadas antes de serem feitas. “Se houver mudanças que você deseja fazer em seu projeto, fale conosco sobre isso com antecedência”, disse Miller. “Caso contrário, você tem um orçamento de proposta que não reflete os custos reais em que está incorrendo e isso não será aceitável.”

Se você estiver alterando mais de 15% do orçamento original do seu projeto, é necessário um “realinhamento orçamentário” com antecedência, caso contrário, as despesas relacionadas a essa alteração no orçamento não serão aprovadas.

10. Sinta-se sempre à vontade para entrar em contato com seu gerente de subsídios.

Seu gerente de subsídios está disponível para ajudar sempre que você precisar de esclarecimentos. Entre em contato com eles por e-mail, telefone ou Skype. “Se os beneficiários não tiverem 100 por cento de certeza se podem adquirir algo ou contratar alguém que não estava na proposta, eles sempre podem perguntar”, disse Renedo. “É muito melhor entrar em contato conosco antes de cometer um erro.”